MEDLEMSMØTE HOLMESTRAND PETANQUE KLUBB

Dato: 7/4 2022

Sted: Peter Pan hallen

Tid: 18.00

Ref: oppstart kl 18.15 ventet på 1 medlem

Antall oppmøtte 13 personer (2 stream)

Saksliste

1-22: Divisjonsspill

- Hvem starter i 1.div

- Repetisjon av opprykk/nedrykk event andre kjøreregler

Ref: Leses opp 24 navn som begynner i 1 div.

Nytt av året 4 uker 2 ned fra 1 div, 2 opp fra 2 div

Gjestespill forsvinner ut av liste etter 2 uker

Egen data for hver divisjon

2/22: NM 2023

- Hva tenker medlemmene? - Arenaer?

Ref: Positiv til NM 2023

Mener det er nok baner med en størrelse på 3x12 meter.

Banemannskap gir en tilbakemelding.

3/22: Klubbmesterskap

- Datoer

- Antall mesterskap (spesielt veteran klassene)

- Har det gått inflasjon i antall mesterskap

Ref: Blir det samme som tidligere 9 mesterskap

Neste år blir dette tatt opp til ny vurdering antall mesterskap.

4/22: Åpning av Hvistein Idrettspark

- Dato 23/4 klokken 12-15

- Trenger 4-6 stk som kan stille

- Innføring i Petanque til de som kommer innom oss

- Alle bør stille i HPK drakt

- Fin måte å rekruttere og vise oss frem for folket i Holmestrand.

Ref: meldte seg frivillige, så dette er vel under kontroll.

5/22: Eventuelt

Ref: ref. fra møter bør ut til medlemmet snarest mulig

Nettsider bør oppdateres

Hvitstein dugnad takk til de involverte kjempe innsats

Bord etc repareres eller finner nye.

Lyssetting: Sentrale personer får tilgang på app.

Møtets slutt 18:50.

Referent Are Rystad.

HPK Medlemsmøte 20.9. 2021 på BAS

Det ekstraordinære Årsmøtet ble avsluttet kl. 19:15 og 18 stemmeberettigede medlemmer deltok så på medlemsmøte som fulgte, ledet av Hans-Erik, som dirigent.

Vi skulle da diskutere følgende tema:

Evaluere divisjonsspill
Antall klubbmesterskap
Spill i hall (vintersesong)
Vinterserien
Diverse

1) Evaluering av divisjonsspill: Johnnys forslag om å dele spillere inn i 1. og 2. divisjon i utesesongen har vist seg å være meget vellykket. Noen bemerkninger om noe redusert engasjement blant spillere i 2.divisjon ble notert, og det ble enighet om å presisere overfor alle spillere hvor viktig det er for laget at hver spiller yter sitt beste.

2) Antall klubbmesterskap: Det var enighet om at dagens antall klasser kan reduseres. Det kan være unødvendig å ha aldersinndeling, som 55+, samtidig som Klubben kanskje bør ha samme klasser som under NM. Styret vil diskutere dette og legge frem forslag til neste medlemsmøte.

3) Spill i hall (vintersesong): Her ble det lagt frem spørsmål om Klubben skal fortsette med divisjonsspill i vintersesongen. Etter en del argumenter for og imot, ble vi enige om at spillerne må kunne velge tirsdag, eller onsdag deltakelse (spille-lister som i fjor) og ha divisjonsspill bare i sommersesongen. Vi kan da ha egen spillekveld for Lisenscup, også som i fjor.

4) Vinterserien: Det kom frem noe misnøye med opplegget. Interessen vil være større dersom det også blir «hjemmekamper» og ikke bare Vestby-arrangement. Det ble derfor besluttet å utsette videre diskusjon til vi mottar invitasjon.

5) Diverse:

a) Heidi ønsket tilbakemelding angående opplegget med opplæring av inviterte per annonse og nybegynnere i klubben – og om det var interesse for klubben å fortsette dette innendørs. Tilbakemeldingene var bare positive, og Heide ble oppfordret til å «stå på» og eventuelt oppmuntre til assistanse. Det burde være mulig å avsette annenhver mandag i hallen.

b) Det ble også poengtert viktigheten av at banene i PP-hallen blir vedlikeholdt, og Ståle og Bjørnar tar det nødvendige initiativ. Det er også viktig å oppmuntre andre til å tilby seg å bli med og gjøre en innsats.

c) Utleie av PP-hallen ble diskutert , men det ble bestemt at videre detaljer burde bli en sak på førstkommende styremøte.

d) Dirigent Hans-Erik roste , i mange gode ord, dugnadene og resultatet av all frivillig innsats på Hvitstein. Klubben ønsker riktignok at flere medlemmer kan gjøre sitt, det er stort sett de samme som går igjen. Vi sender derfor ut en oppfordring: BLI MED, DU OGSÅ.

Vi kan vise til et flott resultat på nye baner på stadion. Nå mangler vi bare en ny innendørshall – og vår nye formann lover å ha dette i største fokus -

og med dette avsluttet vi medlemsmøtet.

Referent: Ingri Lie

Medlemsmøte i Holmestrand Petanqueklubb 28.09.2020

Sted: Botne Aktivitetssenter, antall fremmøtte totalt: 21 medlemmer.

Ingri ønsket alle velkommen, og overlot så ordet til ordstyrer Hans Erik.

Sak:

1) Treningsoppsett for Peter Pan hallen, maks antall spillere per kveld, påmelding på forhånd, bare ett oppmøte per uke per medlem, utleie? Vedlikehold, osv.osv.

Hans Erik leste høyt fra vedlagte referat fra Hallstyrets møte 18.09.og de forskjellige punktene der ble diskutert.

Full enighet om, at styret skal til enhver tid forholde seg til de smittevernsregler som gjelder. Alle og enhver må ta ansvar. Antydning til smitte, eller om man er i høyrisikogruppe, må en selv avgjøre om en bør holde deg hjemme.

Det blir satt ut antibac ved inngangen, og ved kjøkkenseksjonen. Border, og alle overflater,samt toaletten, skal vaskes etter endt trening. Kaffe serveres i pauser, og antibac skal brukes før man tar i kannen. Anbefaler å ikke ta på dører og vinduer mere enn nødvendig, da det kan spare for ytterligere renhold. Vi skal heller ikke blande grupper eller folk fra ulike regioner. Nasjonale turneringer er heller ikke aktuelt. To spillekvelder er foreløpig avsatt, tirsdag og onsdag, og max 20 spillere per kveld, ( inkludert data-/og kioskansvarlig.) Det vil bli satt opp liste over hvem som har ønsket hvilke dager, og disse dager er forbeholdt medlemmer av HPK. PP-hallen vil være stengt for andre turneringer fram til nyttår.Oversikt over hvem som har vært tilstede hver spilledag, skal oppbevares i 14 dager.Bjørnar har vært i kontakt med kommune-legen, som kunne bekrefte at oversikten fraHall-styret over hvordan spillekveldene vil bli gjennomført, var innenfor alle krav. Kommune-legen ga dermed sitt godkjenningsstempel.

1.oktober, kl 1800, er det dugnad i PP-hallen, før innesesongen. Alt skal vaskes over, border, toalett, kjøkken etc. Baner skal dusjes. Hall-styret ordner med innkalling.

2) Opplegg for konkurransetrening: Divisjonsspill? Lisenscup annenhver mandag? (Johnny)

Etter Johnnys ønske, ble sak 2) flyttet til etter sak 10)

3) Er klubbens medlemmer interessert i Vinterserien, inkl. fast oppfølging? (Arnstein)

Det ble bestemt at vi, grunnet koronaen, ikke melder på noen lag til denne vinterserien.

Arnstein tar ansvaret for å melde fra om dette.

4) Trening/spill utenom faste kvelder, loggføre deltagere (navn og tlf nr) og deltagere som ikke

har betalt fast sesong-gebyr, må betale for bruk av hallen. (Bjørnar)

Alle som bruker hallen, skal listeføres med navn og tlf nr. Liste med HPK-spillere skal ligge

framme, slik at man bare kan føye x til navnet sitt.

Det er viktig å vite hvem som bruker hallen, også utenom tirsdag/onsdag, så disse

spillere må også føre seg selv opp med dato og tid. Alle må huske å betale for innesesongen,

Bjørnar vil sende ut en påminnelse om dette.

5) Dugnad i hallen før inne-sesong-start, pluss vedlikehold gjennom innesesongen.

(Ståle)

Dette kommer tydelig fram gjennom punkt èn, da referatet fra Hall-styre-møte ble lest.

6) Kiosk-ansvarlig – vi må holde oss til korona-reglene.

Hvem som har ansvar for kiosk, vil bli satt opp for hver spillekveld. Kun èn som skal koke

kaffe etc. Den som blir først ferdig, med siste spilleomgang, skal begynne med rengjøring,

vasking av toalett etc. Hovedansvar: spillere på bane 1.

7) Skal vi fortsette med loddsalg? (til hvilket formål?), og i tilfelle Ja, hvem tar ansvaret?

Loddsalg er vedtatt. Vi ble enige om, å kutte ut vin som gevinst, prøve med evt gavekort. Thor

Stang, har sagt seg villig til å fortsette å ta ansvaret. Evt. inntekter kan være til økonomisk

støtte, når vi skal feire 20-års jubileèt.

8) Forslag til kommunen til ny kultur- og fritidsplan.

Hver klubb må presentere sin klubb, og ønsker , om fremtids-planer for aktiviteter. Vi har fått

noe kort tid på oss, da Kommunen ber om svar senest 30 september. Heidi og Eddi påtok seg

ansvaret for dette, men bør godkjennes av styret.

9) En ny spiller kan trenge transport og støtte – brev fra Omsorgsteamet.

I disse koronatider, synes klubben det er vanskelig, og vi vil utsette det inntil videre. Ingri tar kontakt med omsorgsteamet.

10) Opplæring på data av HPK`s resultat-program. Hvem er interessert? Når og hvor?

Heidi tar kontakt med Peter. Blir diskusjon rundt dette ved første spillekveld.

2) Opplegg for konkurransetrening: divisjonsspill? Lisenscup annenhver mandag? (Johnny)

På Årsmøtet. Hvis dette blir mottatt som et godt forslag, vil spillerne bli delt i 1 og 2 divisjon.

Vi vil da spille turneringer over 4 tirsdager. Basert på resultatet, vil noen spillere rykke ned

fra 1. til 2. divisjon, mens de beste i 2. divisjon, vil rykke opp.

Det har vist seg det siste året, at behovet for hardere konkurransetrening har økt, og dette

må vi ta hensyn til, for å bedre vår egen kompetanse. Videre tanker om dette tas opp på

Årsmøtet.

Mandag 19.10, er første kveld for lisenscupen. Johnny setter opp dato-lister og ber om

påmelding. Dette er kun for medlemmer med lisens.

Er det noen som ønsker trening formiddager, er dette mulig. Helger er også øremerket

for treningsopplegg. Roger og Ståle tar på seg ansvaret for dette, men ønsker ikke flere

enn 8-10 spillere per gang.

11) Hvem skal ha ansvar for vår nye Ipad, gave fra Seksjon Petanque, hvordan ønsker vi

den skal brukes, og hvem tar ansvar for opplæring av brukere?

Hensikten med denne gaven, var at den skal brukes til streaming av kamper/turneringer. Heidi

har den nå, og påtar seg ansvar for bruk og opplæring.

12) Eventuelt.

Ingen spesielle saker, som ikke allerede var diskutert, men vi fikk opplyst, at Fagernes

har søkt om NM i 2022.

Masse diskusjoner, og innspill fra medlemmene, i et møte, som ble avsluttet ca. kl 2100, med vasking av toaletter og bord.

Anne Lise Bakke

sekretær

Medlemsmøte Botne Aktivitetssenter, tirsdag 01.10.19 , kl 1800.

Gledelig å se at så mange møtte, og det var innkommet mange saker til opplysning/diskusjon.

Ingri ønsket velkommen, og takket for en flott utesesong. Orienterte litt om banen på Hvitstein, og hva som er undersøkt rundt dette. Hun er i løpende dialog med kommunen, og har også andre alternativer, som er noe uvisse. Ordfører Svele, har bedyret at vi skal få beholde vår bane, så får vi se når vintersesongen er over.

Når det gjelder vinterserien i Vestbyhallen, var det en del skepsis etter fjorårets serie. Det var påmeldt to lag, men svært ofte var det forfall i lagene, og det ble til at de som hadde ansvaret for HPK sine lag, ofte selv måtte stille. Kanskje mye med to lag, men de fleste ønsket at vi i hvert fall skulle stille med ett lag. Peter mener man må høre hvor mange som er interessert, Arnstein tar ansvar for dette, og bestemme etter det. Vestby ønsker samarbeide med oss. Skal høre på første spillekveld. Man vet heller ikke hvor mange lag det blir totalt.

Flere forslag om hvordan vi skal premiere på PP og Hvitstein-cup. Enkelte vil beholde det slik det er, og det kom også forslag om å kutte ut premieringen etter hver ukes spill, og heller ha en høyere premiering etter endt sesong, og kanskje til 1,2,3,4,5 på sammenlagtlista. Tar dette opp på styremøte, hvor det legges fram styrets forslag, på årsmøte.

En diskusjon om hvordan vi skal gjennomføre våre klubbmesterskap. Det blir ofte sene og kalde kvelder, etter fire kamper. Dette blir en sak på kommende årsmøte, hvor styres forslag, legges fram på årsmøte.

Sverre har satt fram et forslag om innendørs cup for Vestfoldspillere med lisens. Meningen er, at de som ønsker å forbedre spillet sitt, helst med spillere på høyere nivå, skal ha mulighet for en dag i uka, til ekstra spill. Hvorfor det er ønsket med lisens, er for at ikke alle og enhver skal komme og ta dette som en ekstra spillekveld. Da er formålet borte. HPK ønsker at dette skal være en åpen cup, m/lisens. Kalle det muligens Mandagscup? Sverre må ta ansvar for dette.

Når det gjelder deltagelse i kommende dommerkurs, hadde Bjørnar pratet med Eli om dette. Klubben har i dag bare Ståle som godkjent dommer. Det blir dekket reise og evt. overnatting. Johnny, Bjørn Arne og Bjørnar meldte seg som interesserte til kurset. Bjørnar tar kontakt med Eli.

HPK sin hjemmeside er nå oppdatert, Bjørnar har gjort en kjempejobb. Applikasjonene har sine begrensninger, men de må gjøre det beste ut av det vi har. Førstesida har fått et litt annerledes utseende. Nyhetene kommer fint fram. Medlemslista er ajourført. Det savnes imidlertid, at ukas spill, og sammenlagtliste, blir lagt på hjemmesida med det samme. Peter tar ansvar for dette.

Klubben ønsker å rekruttere yngre spillere, og har gjort mange framstøt for å få til dette. Heidi inviterte 8-klassinger til spill, og undervisning, med hjelp til gjennomføring. Mange ivrige spillere, så får vi se videre. Charlotte, Sverre og Heidi, prøver å få til barn/barnebarn treff i vinterferien 2020. 5-klasser på våren, og før maimåned. Drømmen er også å få til en slags sommerleir….mange positive tanker rundt dette. Men vi ønsker også voksne personer, som vi kanskje vet om, som sitter hjemme uten noe å ta seg til. Alle får kikke rundt seg J

Å ivareta bredde og elite, kan vel dette refereres til punkt. 5.

At antallet av medlemmer er redusert ned til 75 fra nærmere 100, skyldes vel i hovedsak at det er rensket opp i medlemslista, og at det er en del naturlig avgang. Imidlertid har det kommet flere nye fjes i klubben i det siste, noe som er bra!

Klubbens økonomi er bra, og Peter har bra oversikt og orden på den.

Det er nå opprettet en gruppe som tar seg av sponsorarbeidet. De har hatt flere runder til forskjellige bedrifter, og lagt fram hva klubben kan tilby tilbake i form av reklame etc. Heidi og gruppa har gjort en god jobb i forhold til dette, men det er for tidlig å legge fram noe resultat enda.

Når det gjelder En hjelpende hånd, er det mange i klubben som gjør en stor innsats. Viktig at alle tar et ansvar når det gjelder spillekvelder, og ved div. cuper. Johnny kunne skryte av , at det hadde vært svært bra under Hvitstein cupen, og likeledes kunne Ståle fortelle, at PP –hallen nå er ferdig til bruk, og mange har stilt opp. Viktig også, at vi, særlig med nye medlemmer, møter de med hilsen og et smil….gjelder forresten alle J

Det ble nærmest enstemmig vedtatt, forslaget til Heidi og Mette, at vi har julebordet vårt på Botne aktivitetssenter. Holmestrand hotell er ikke hva det en gang var, og vi kan få det mere privat og koselig på Botne. Det skal opprettes en julebordkomite, som ordner det praktiske rundt dette. En kokk, har sagt seg villig til å ordne med maten. Sett av 7 desember!

Eventuelt:

Heidi tar opp dette med lik logo på jakkene, samt like t- shirts. Dette skal gjelde ved NM. Samme gjelder ved reklame. Dette er ikke helt bestemt, eller om det vil iverkstilles.

Om dette blir bestemt, vil ikke personen kunne stille til start, uten riktig antrekk.

Ståle legger også til, at spillere skal være anstendig kledd.

Viktig at ingen rusher avgårde for å kjøpe nytt antrekk. Mange kan bruke sine eksisterende trøyer, og få trykket på evt. reklame.

Ståle kan fortelle at PP-hallen nå er klar til bruk. Står litt rundt ved kafeèn…utstyr til varmepumpa, venter på elektriker. Kan være litt kaldt før denne kommer i gang…

Det vil være en fjernkontroll, som ikke alle og enhver skal bruke. Noen få skal ha ansvar for denne. Og nytt kjøleskap er kjøpt, og satt inn. Supert!

Johnny kan informere om, at HPK har kjempet seg opp til å bli nest beste klubb i Norge, etter søndagens kamper. Har tatt igjen Stord!! Veldig bra! Grorud på førsteplass.

Ingri informerer om at vi starter vintersesongen i PP-hallen 15 oktober, med kake. Vil også invitere Jarlsberg avis.

Et hyggelig medlemsmøte med pizza, brus, og kaffe. Godt frammøte.

Møtet ble avsluttet ca 2030.

Anne Lise Bakke

referent

Medlemsmøte 4. mars 2019

Medlemsmøte ble holdt etter at Årsmøtet for 2019 var avsluttet. 34 medlemmer var til stede. Følgende saker ble tatt opp:

1) Beretning fra Bane-Utvalget, v/Daniel

Ved nasjonale turneringer, arrangert av klubben, forsvinner HPK spillere èn etter èn, når de er ferdige med sine kamper. Burde det ikke være en plikt for alle å hjelpe til med rydding?

Johnny presiserer igjen, at dette har vært tatt opp gjentatte ganger, uten at det har blitt noen merkbar forandring. Dette gjelder alle turneringer, og burde være et must for alle. Viktig å huske at det er klubben som arrangerer.

Forslaget til Johnny om at Turneringsutvalget lager en liste over hvem av HPKs medlemmer som tar ansvar for hver turnering ble enstemmig vedtatt.

2) Medlemskontingenten

Medlemskontingenten heves til kr. 200,- , fra og med år 2019. Peter undersøker om vi på dette årsmøte kan bestemme kontingenten for 2020.

3) Invitasjon fra Kommunen

Vi har mottatt en invitasjon fra Kommunen: «Endelig blir vi sammen». Fra 10 august, er det 20 uker til 2020. Holmestrand og Sande slås sammen. Vi teller ned sammenslåingen gjennom 20 arrangementer, eller temaer. Har vi lyst til å være en av disse 20? Alle foreninger eller organisasjoner som ønsker å arrangere en aktivitet, en forestilling, konsert eller tur, eller hva det måtte være, som vil involverer innbyggere fra begge kommunene, kan søke om å bli èn av 20, til 2020. Søknadsfrist er 15 april. Arne sa seg raskt villig til å bli med på dette og flere meldte seg. Det ble en gruppe på 3, Arne, Daniel og Mette, som skal jobbe med dette. Mette undersøker søknadsmulighetene på kommunens hjemmeside. Supert!

4) HPK, Hjemmesider

Bjørnar har tatt på seg oppgaven, med å revidere og oppdatere våre hjemmesider. Han har hatt en stor jobb med å innhente diverse informasjon fra medlemmene. Det viktigste ved hjemmesiden, er at den skal være lett å komme inn på. Førstesiden skal gi opplysning om nyheter, deretter gi valg mellom 6 hovedtemaer

Nyheter, Bli medlem, Aktiviteter, Resultater, Styret, Klubbens meritter.

Ingenting er slettet, noe er lagt på vent. Bjørnar er glad for innspill, viktig å oppdatere etter hvert. Han skal undersøke muligheten for en direkte link fra facebook til hjemmesiden.

5) Petanque, utebane

Da vi ikke kan spille på Hvitstein til sommeren, er det store utfordringer med baner. Det å finne midlertidige baner er ikke enkelt, og Hans-Erik orienterer om hva som er gjort i den forbindelse. Vi trenger penger til dette, har sendt inn noen søknader om økonomisk støtte, men det er for tidlig for tilbakemeldinger. Noe penger har vi på bok… Flere steder det har vært undersøkt om.. i skogkanten, ved kunstgressbanen, men denne er ikke eid av kommunen, sandvolleyballbanen ved skolen, parkeringen…vanskelig der. rulle-skøyte-banen ved Gullhaug, parkeringen ved Kleiverud skole, nær flerbrukshallen ved Botne skole, gruset plass ved Holmestrand kirke, Hof idrettsplass. Sistnevnte har man undersøkt med kommunen, da banen er stor nok til å kunne arrangere NM der.

Mange ting ligger i lufta, og det har vært gjort en formidabel undersøkelse rundt de forskjellige mulighetene. Anbudspapirer på Hvitstein stadion legges fram i mai. Dette kan ta lang tid, så vi håper å kunne være på Hvitstein noen måneder av utesesongen.

Så, slik er ståa i dag.

Ordet er fritt

Det kom ikke opp noe nytt. En del diskusjon over tidligere nevnte punkter.

Et bra og konstruktivt møte.

Anne Lise Bakke, Sekretær

Medlemsmøte 24. april 2017

Møtet ble holdt kl. 18:00 -19.30 i Klubbhuset på Hvitstein stadion. Den annonserte dugnaden før møtet ble avlyst på grunn av været.

Til stede: 29 medlemmer

Møteleder og referent: Lars Gunnar

1 Orienteringssaker

Det ble orientert om sommersesongen 2017 i HPK (Holmestrandcupen og klubbmesterskap. Nytt av året er klubbmesterskap i trippel åpen klasse. Oversikten er å finne under kalender 2017 på HPKs hjemmeside.

Det ble orientert om våre to nasjonale stevner: Holmestrand Open 10. og 11. juni og «Gausengrisen» 16. september, Sistnevnte bør få nytt navn. Dette tar styret opp etter forslag fra medlemmer.

Det ble redegjort for planleggingen av NM 2017. Både kommunen og HIF har vært meget samarbeidsvillige. Det samme gjelder Seksjon Petanque. Så planleggingen går greit. Vi trenger stor innsats fra medlemmene både før, under og etter arrangementet.

2 Oppfølging av budsjettvedtak på årsmøtet 2017

Forslag til revisjon av HPKs budsjett 2017 ble enstemmig godkjent, jf. årsmøtevedtak

3 «Min innsats 2017» – oppsett av dugnadsplaner

Resten av møtet ble brukt til å orientere om - og å melde seg på - diverse dugnadslister:

Kioskvakter tirsdager og ved klubbmesterskap samt to nasjonale stevner v/Glenn og kioskkomiteen. Meld deg til Glen!
Dugnadsinnsats utover kiosktjenester og resultat-føring på våre to nasjonale stevner v/Johnny og turneringsutvalget. Meld deg til Johnny!
Vertskapsteam under NM v/Lars Gunnar. Meld deg til Lars Gunnar!
Resultatservice (data) v/Helge Skjørberg. (Oversikt er laget under Kalender 2017)
Vakter på mandagsarrangementene på Kjærsenteret v/Thor Stang. Meld deg til Thor!
Rigging, vedlikehold og rydding av baner v/banemester Daniel. Her bruker vi vanlige rutiner.
Dugnadsbehov i Peter Pan-hallen foran neste sesong v/Ståle og hall-styret. Tas opp på seinsommeren

Dersom de nødvendige dugnadslistene ikke blir fylt opp gjennom frivillig påmelding i løpet av 2-3 uker, kan styret pålegge medlemmer å bidra.

Medlemsmøte 13.2.2007

Referat fra medlemsmøtet 13.02.2017

Til stede: 22 medlemmer

Møteleder: Lars Gunnar Lingås

Referent: Thor Stang

8 saker på sakskartet. Sak nr. 7 og 8 vil bli behandlet på et senere tidspunkt.

Sak 1 Premiering med Flax lodd på onsdager: Skal spillere som spiller både tirsdag og onsdag og blir nr. 1 eller 2 under onsdagens spill og i utgangspunktet er kvalifisert til premiering med flaxlodd, motta denne premieringen. Dette da til fortrengning for de som bare spiller onsdag.

Konklusjon: Dagens ordning opprettholdes

Sak 2 Baneforholdene: Det har vært ulike synspunkter på underlaget på banene. Det har vært variasjoner i mengde og størrelse på grusen som er benyttet. Størst kritikk var det rettet mot at grusen inneholdt for store steiner. Det bør ved grusing benyttes noe finere grus som ikke inneholder så store steiner som i dag. Imidlertid, slik som banene fremstår pr i dag, bør forholdene kunne aksepteres av alle.

Konklusjon: Hallkomiteen ved Ståle avgjør om det skal legges på grus eller ikke på banene og hvilken dimensjon grusen bør ha. Eventuelle innspill vil bli vurdert

Sak 3 En mer spennende meny på spillekveldene i Peter Pan-hallen. Må sees i sammenheng med om vi har personell som kan ta seg av dette.

Konklusjon: Som en prøveordning: Vi kjøper inn frosne pizzastykker (porsjonsstykker) som kan varmes i mikrobølgeovnen

Sak 4 Klubbens facebookside. Facebooksiden benyttes svært lite. Det er valgt feil konsept. Gruppeside antas å øke aktiviteten

Konklusjon: Nåværende side fjernes og en ny gruppeside side opprettes. Roger Johansen ordner dette

Sak 5 Nye internasjonale regler. Hvis det står uavgjort ved rundens avslutning, må man fremover spille til ett av lagene har vunnet? Skal vi følge alle de nye reglene, eller kan vi benytte egne regler? Bør tilpasse oss det som benyttes internasjonalt. Nye regler gjeldende i Norge kommer etter avholdelsen av tinget.

Konklusjon: Vi venter til tinget er avholdt

Sak 6 Klubbdrakter med logo: Enkelte klager på at nåværende trøyer fra Univern gjør brukere klamme på ryggen. Vi har imidlertid allerede investert i et antall trøyer med trykk.

Konklusjon: Vi bruker opp de trøyene vi allerede har fra Univern

Sak 7: Kommende uteserie. Spille 3 eller 4 kamper pr kveld? Behandles senere.

Sak 8: Hva gjør vi med rekrutteringen fremover? Behandles senere.

Referat fra styremøtene

For nyere referater se her

Referat fra styremøte 2. november 2015

i Peter Pan-hallen kl. 18-20

Til stede: Thor, Peter, Kjell-Rune, Ingri, Hilde, Glen, Lars Gunnar

Referent: Lars Gunnar

29/15 Godkjenning av referater

Referat fra styremøtene 3.8 og 29.9 ble godkjent

30/15 Diverse orienteringer

i. Opplegg for vinterens medlemsaktiviteter. Blant andre Helge og Bjørn-Arne sørger for resultatføring på de onsdagene Peter er forhindret. Det fungerer med resultatutsendinger.

ii. Oversikt over bruken av hallen. Eksterne bestillinger går via Lars Gunnar. Peter lager en oppdatert oversikt over bestillingene, unntatt den faste bruken mandager («Botnegjengen»), tirsdager og onsdager (Peter Pan-cupen)

iii. Den nye petanquebanen på Dulpen er ferdig, og har blitt skikkelig fin. Vi takker Holmestrand kommunen! (se sak 42 nedenfor)

iv. Sponsoravtale DnB mm (Thor). Det er lite trolig at DnB vil forlenge avtalen. Avklares 13.11.

31/15 Status økonomi – hvordan ligger vi an med klubbens økonomi?

HPKs økonomi er god. Ingen budsjettoverskridelser så langt, og mer inntekter enn budsjettert.

32/15 Status antall medlemmer og medlemsoversikt, antall lisenser

85 har betalt kontingent 2015. Om lag 10 har kun ett års restanse

og består som medlemmer inntil årsmøtet. 20 eller 21 har lisens (1 innbetaling er navnløs inntil NFF finner ut av det).

Helge S. og Peter oppdaterer medlemsoversikten på HPKs hjemmeside

33/15 Evaluering av utesesongen

2015 ble en fin utesesong med mange fine spillekvelder og god

stemning. Noen etterlyste to spillekvelder også i sommersesongen.

34/15 Vaktene på Kjærsenteret – oppsummering.

Avviklingen av tilbudet på Kjærsenteret har fungert knirkefritt i

2015. Thor har hatt godt grep om dette og alle som har påtatt seg vaktansvar, har stilt opp. Fornøyde spillere!

35/15 Mediadekningen av klubbens aktiviteter

Rolf Bjerke og Lars Gunnar prøver å få inn referater hver uke i

Jarlsberg. Ellers er petanqueresultater på Facebook mye besøkt

36/15 Oppdatering av HPKs webside

HPKs hjemmeside er nå rimelig bra oppdatert og jevnlig besøkt. Helge S., Peter og Lars Gunnar er de som nå oppdaterer, men vi ønsker en webansvarlig valgt på årsmøtet.

37/15 Innkjøp av nytt kjøleskap og annet utstyr på kjøkkenet

Dette er vedtatt før, men ikke effektuert. Vi kjøper nytt skap (ca.

200 l kjøl og 60-70 l frys). Thor effektuerer dette, gjerne i forbindelse med salg. Pris 2-3.000 kroner pluss frakt til hallen.

38/15 Ev. innstilling på nye æresmedlemmer

Vi venter 1 år før ev flere æresmedlemmer foreslås

39/15 Julebord 21.11 – påmelding, bestilling av lokaler og mat. Innslag.

Leie av Ødegårdbua er i orden fra 12:00 lørdag 21.11 til 12 neste

dag, kontrakt undertegnet. Leiepris 1000 kroner inkluderer service

og dekketøy.

Hilde kontakter Wenche Berg for levering av mat (samme som i

fjor og alle var meget fornøyd med maten). Påmeldingsfristen er

11.11.

Styret sørger for pynting og pådekking med hjelp fra frivillige.

Det oppnevnes egen ryddekomite.

Det fremkom kritikk av at leder hadde satt påmeldingsavgiften til kun 50 kroner. Leder begrunnet dette med at vi har bevilget nok penger på årsmøtet til julebord.

Prisen på 50 kroner fastholdes (mot 2 stemmer)

40/15 Gravering av pokaler. Premier

Det er laget en liste over hvem som har vandrepokaler som leveres inn i uke 45. Hilde prøver å få gravert navn på vinnere 2016, men tiden er knapp.

Det kjøpes inn 90 Flax-lodd samt noen andre premier fra Petanqueklubben

41/15 Skal vi søke NM 2017? Våre arrangement 2016

Vi sjekker utleie av Hvidsten stadion og går ev videre også med ytterligere utsjekking av Nykirke. Vi trenger et par sentrale kandidater til et arrangementsutvalg. Og vi satser på å engasjere eksterne krefter til kioskdrift. Hvis alle premisser faller på plass, sender vi søknad til forbundet innen 14.11.

For sesongen 2016 legger vi inn søknad om å arrangere Holmestrand Open (medio juni), Gausengrisen (ultimo august) og +55 kvalik.

42/15 Kjøp av en informasjonstavle på den nye petanquebanen på Dulpen (kostnad, tekst osv.)

Vi ønsker å spandere et blått buet informasjonsskilt (stilen er lagt av kommunen). Teksten skal være meget kort: hva er petanque, litt om HPK pluss logo, samt utleie av kuler (hotellet, turistinfo). Ståle B.og Lars Gunnar utformer tekst. Vi bestiller hos Botneskilt, og prøver å få det på plass før våren. Vi sjekker pris og tar det opp på nytt hvis det er dyrere enn 2-3.000.

43/15 Melding til valgkomite fra styremedlemmer som er på valg

Lars Gunnar, Kjell Rune, Ingri og Sissel er på valg. Valgkomiteen får

beskjed fra disse om de tar gjenvalg eller ei.

44/15 Eventuelt

Thor påtar seg å lage et tilbud om en petanque/ferie/handletur til

Tarp ved Flensburg (jf sak 18 d).

Referat fra styremøte mandag 3. august 2015

Møtet ble holdt hjemme hos Lars Gunnar kl. 18-19:30.

Til stede: Ingri, Hilde, Glen, Kjell Rune, Peter og Lars Gunnar

Leder i turneringsutvalget Johnny Skjørberg tiltrådte møte vedr. sak 23.

Avbud: Thor og Sissel

Referent: Lars Gunnar

Sak 21/2015

Referat fra styremøte 1.6 samt ekstraordinært styremøte 7.7.

Gjennomgang av oppfølgingssaker: sak 17/2015 (NM 2017). Grusbanen på Nykirke er egnet og lokal fotballklubb kan utfordres vedrørende kioskansvar.

Vedtak: Referatene fra styremøtene 1.6 og 7.7 godkjennes

Vi innleder dialog med forbundsstyret vedrørende mulig arrangøransvar for NM 2017

Sak 22/2015

Økonomisk status: Vi har ca. 75.000 på bok og har ingen budsjettoverskridelser så langt. Holmestrand Open ga gode inntekter. Vi registrerer oss for Momsfritak 2014.

Vedtak: Orienteringen tatt til etterretning

Sak 23/2015

Gausengrisen 2015 22. august – rekruttering av folk til diverse tjenester.

Vedtak: Ingri starter registering av frivillige til kiosktjenester og baking de to neste tirsdagene.

Sak 24/2015

Innkommet forslag fra Jan Åge Paulsen om premiering av kvinner i klubbturneringene.

Vedtak (enstemmig): Forslaget avvises

Sak 25/2015

Kvalifisering til Europacup for lag 2016

Vedtak: HPK kan ikke påta seg å arrangere kvalifiseringen 15 og 16. august, da dette er uka før «Gausengrisen».

HPKs deltakelse i kvalifiseringen forutsetter at en kvinne senest 4. august melder sin interesse for å delta på et lag. Dersom så skjer, vil styret innen 7. august ta ut et lag.

Sak 26/2015

Eventuelt

Ingen saker under eventuelt.

Referat fra ekstraordinært styremøte tirsdag 7. juli 2015

Møtet ble holdt i pausen under spillekvelden på Nedre Gausen

Til stede: Thor, Peter, Ingri, Sidsel og Lars Gunnar

Referent: Lars Gunnar

Møtet ble avholdt som ekstra styremøte uten forhåndsinnkalling for å behandle to kurante økonomiske saker

Sak 19/2015

Søknad fra Helge Skjørberg, Ståle Baksetersveen og Hans-Erik Rønneid Hansen om økonomisk støtte til å representere HPK og Norge i 6 nasjoners landskamp for veteraner i Danmark i september (2000 kroner pr person).

Vedtak:

Søknaden innvilges i henhold til vedtatte retningslinjer for reisestøtte

Sak 20/2015

Søknad om dekning av deltakeravgift ved kvalifisering til landslag for veteraner. HPK stilte med tre lag (a 300 kroner).

Vedtak:

Søknaden innvilges. Kasserer refunderer/ betaler regningene

Referat fra styremøte mandag 1. juni 2015

Møtet ble holdt i Peter Pan-hallen mandag 1. juni kl. 18:00- 19:00.

Til stede: Thor, Peter, Ingri, Hilde, Glen, Kjell Rune og Lars Gunnar

Referent: Lars Gunnar

Sak 12/2015

Referat fra styremøte 9.3 ble godkjent

Sak 13/2015

Økonomisk status er som forventet for perioden mars-april-mai.

80 av 95 registrerte medlemmer har betalt kontingent.

Vedtak:

Peter sender purringer. De som skylder for to år vil få brev fra leder. Hvis de ikke betaler eller svarer, ble det vedtatt å stryke dem fra medlemslisten. Vi har fem nye medlemmer i år.

Sak 14/2015

Holmestrand Open 13 og 14. juni – rekruttering av folk til diverse tjenester.

Vedtak:

Hilde besørger nødvendig innkjøp. Thor setter opp liste over kakebakere og kioskvakter. Lars Gunnar snakker med Jan Øivind Lønn om sekretariatfunksjonen.

Sak 15/2015

Kommunen vil lage en liten petanquebane på Dulpen ved hotellet. Det gir muligheter for rekruttering blant badegjester og hotellgjester.

Vedtak:

HPK påtar seg vedlikeholdet på denne. Lars Gunnar informerer kommunen om dette

Sak 16/2015

Avtalen med Alf Johan Svele om leie av Peter Pan-hallen. Avtalen varer til 30.4.2016. Se også sak 09/15

Vedtak:

Vi innleder forhandlinger med Svele om forlengelse av avtalen. Vi satser på leie ut 2018 eller lenger.

Sak 17/2015

NM 2017.

Vedtak:

Peter undersøker to-tre mulige egnede baner. Dersom disse er tilfredsstillende og kan leies, innleder vi forhandlinger med VPK og TT om samarbeid. Dersom disse forutsetningene er til stede, melder vi vår interesse til forbundet.

Sak 18/2015

Eventuelt og orienteringer

Peter har registrert noen påmeldinger til NM
Vi minner om treningsmuligheter torsdager kl. 18
Noen Hof-innbyggere planlegger en bane der og har hentet nyttig informasjon hos oss. De er velkomne på tirsdagene.
Thor redegjorde for planer på sikt om «treningsleir»/feriemuligheter ved et hyggelig hotell i Tarp ved Flensburg (dansktalende del av Tyskland), Det er kun på skisseplan ennå ettersom det må gjøres sonderinger med hotellet vedrørende bane og lokale petanqueklubber.
Alle som trenger og ønsker drakter (piquetskjorter, flisgensere og regnjakker) med logo vil lunne få dette på Univern. Glen snakker med Univern om dette, og Lars Gunnar oversender logo.

Referat fra styremøte 24. mars 2015

Møte i Peter Pan-hallen 24.3.2015 kl. 17.15

Til stede: Thor, Peter, Kjell Rune, Lars Gunnar

Referent: Lars Gunnar

Avbud (uten innsigelser til innstillingen i saken): Hilde, Glenn og Ingri

Sak 12/2015 Dekning av utgifter ved deltakelse i turneringer mm.

Jf sak 08/2015 samt 06/14 “Godtgjørelse for bilførere”.

Saken ble behandlet for å få tydeligere og oppdaterte retningslinjer. Følgende retningslinjer, gjeldende fra 24.3.2015, ble enstemmig vedtatt:

Dekning av utgifter ved HPK-medlemmers deltakelse i turneringer

1. HPK dekker inntil 100 kroner pr reise av de reiseutgiftene som medlemmer har til felles transport til og fra turneringer i Østlandsregionen. Med turneringer menes Vinterserien og nasjonale stevner i alle deltakerklasser som er annonsert av Petanqueforbundet. Med Østlandsregionen forstås spillesteder utenfor eget fylke i Østfold, Buskerud, Akershus og Oslo. Reiseutgifter til turneringer i eget fylke dekkes ikke.
2. Det forutsettes at medlemmer organiserer felles biltransport til og fra turneringer med minimum 2 spillere i hver bil. Det avtales at de som reiser sammen, spleiser på utgifter som bilfører har utover tilskuddet fra klubben. Medpassasjerenes andel skal sammen med klubbens tilskudd dekke bileiers utgifter slik:

a. Reiser med bruk av Bastøyferga: kr 300 pr bil
b. Reiser til og fra Oslo: kr 500 pr bil pluss bompenger og ev parkeringsutgifter
c. Reiser til andre lokaliteter i regionen: kr 3 pr km pluss bompenger

Disse satsene reguleres i mars hvert år dersom prisnivået tilsier det. Utbetaling av klubbens tilskudd som er innenfor disse kriteriene, behandles på fullmakt av kasserer.

3. Reisetilskudd til deltakelse utenfor Østlandsregionen og i utlandet behandles av styret etter søknad i forkant av slik deltakelse. Søknad bør sendes minst 2 uker i forkant eller så snart det er mulig etter påmelding. Tilskuddet vil kun dekke en del av utgiftene og øvre grense for slike tilskudd vil være 2000 kroner.
4. Tillitsvalgtes reiseutgifter til ivaretakelse av verv og representasjon dekkes av HPK etter billigste reisemåte
5. Ved deltakelse i NM dekker HPK deltakeravgiften, men ikke reiseutgifter for aktive medlemmer. Med aktive medlemmer menes medlemmer som har deltatt på minst 5 spillekvelder i klubben i løpet av året samt at de har deltatt på minst 1 dugnad eller har minst 1 verv i klubben.

Referat fra styremøte 9. mars 2015

Møte ble hjemme hos Lars Gunnar Lingås mandag 9. mars kl. 18:00. Det ble servert middag.

Til stede: Thor Stang, Hilde Thorsen, Ingri Lie, Glenn Gurrich, Kjell Rune Karlsen og Lars Gunnar Lingås.

Avbud: Peter Häring

Referent: Lars Gunnar Lingås

Sak 04/2015

Referat fra styremøte 8.2 ble godkjent

Sak 05/2015

Drøfting av saker på årsmøte i Petanqueforbundet og Tinget for Fleridrettsforbundet 21.3.

Lars Gunnar får fullmakt til å fremme klubbens synspunkter vedrørende NM 2015 og videre framover

Mona Sundet godkjennes som delegat fra HPK på Tinget i tillegg til Lars Gunnar Lingås.

Sak 06/2015

Ansvar for mandagsarrangementene ved Kjærsenteret sommeren 2015. Lars Gunnar lager liste over aktuelle mandager og ber folk skrive seg på før oppstart 20.4. Thor tar ansvar for oppfølging.

Sak 07/2015

Tiltak for å øke HPKs deltakelse ved nasjonale stevner.

Det legges ikke noe press på medlemmer for å delta i nasjonale stevner. Vi spør de som tegner lisens for 2015 om deres motivasjon for å delta i større grad. En motivasjonsfaktor kan være at elitespillerne i klubben er mer åpen for å spille sammen med spillere på noe lavere nivå som gjerne vil prøve seg. Dette skal ev ikke gjelde NM.

Sak 08/2015

Prinsipper for reisestøtte mm til arrangementer

Thor og Lars Gunnar ser på tidligere vedtak og vurderer om det er behov for endringer. På bakgrunn av tidligere vedtak (ev med noen justeringer) gis det fullmakt til kasserer og leder å innvilge søknader. Prinsipper og retningslinjer legges ut på websiden.

Dekning av påmeldingsavgift til NM skal kun gjelde for aktive medlemmer, det vil si medlemmer som deltar i klubbspill og dugnader.

Sak 09/2015

Dugnad i hallen, tidspunkt og organisering

Hallstyret lager oversikt over gjøremål og oppussingsbehov. Lars Gunnar sjekker med utleier om utsikten for leiekontraktens varighet. Styret mobiliserer til dugnadsdeltakelse. Tidspunkt: etter påske.

Det etterlyses effektuering av tidligere vedtak om nytt kjøleskap.

Sak 10/2015

Utesesongen 2015.

Lars Gunnar avklarer med Statped/Statsbygg leieforholdet på Nedre Gausen sommeren 2015.

Treningskamper uten tellende resultat 7. og 14. april.

Tellende utesesong starter 21. april og går hver tirsdag til 8. september.

Det betyr 21 spillekvelder hvorav 15 blir tellende.

Singelspill 9. juni og 8. september. Turneringsutvalget utarbeider endelig oversikt over arrangementer og regler.

Klubbmesterskapene avvikles på torsdager slik:

Åpen singel: 04. juni

Damer singel: 11. juni

Veteran + 55 singel: 18. juni

Veteran + 55 dobbel: 23. juli

Veteran + 65 singel: 30. juli

Veteran + 65 dobbel: 6. august

Mix dobbel: 13. august

Åpen dobbel: 27. august

Åpen skyting: 03. september

Sak 11/2015

Eventuelt

a) Økonomi pr 28.2.2015. Inntekter: 25.134,55; Utgifter: 22.739,92. Overskudd: 2.394,63. Så langt er kontingentinnbetalingene på 3.450,00 (23 medlemmer)

b) Styret vedtar å gi en liten gave til alle aktive medlemmer ved oppstart av utesesongen

c) Opprydning etter spill. Vi innfører samme ordning inne som ute, nemlig at spillere på bane 1 i siste spill får ansvar for rydding. Oppfordring til at alle dessuten rydder etter seg selv.

d) Det er trening i PP-hallen inne hver torsdag kl. 18. Ute blir det trening fortrinnsvis på onsdager kl. 12 forutsatt at banen er tilgjengelig i forhold til Statpeds egen bruk.

e) Kioskvogna: Hilde påtar seg å vaske denne. Glenn kjøper nye dekk til vogna. Begge deler før 21. april.

f) Hilde kjøper inn nøkkelboks med kodelås til hallen.

g) Neste styremøte estimeres til 8. juni kl. 18:00, ved behov tidligere.

Årsmøte 2015

Protokoll fra årsmøte i Holmestrand Petanqueklubb mandag 9. februar 2015 kl. 19:00 i Peter Pan-hallen

Dagsorden

1) Godkjenning av stemmeberettigede medlemmer

2) Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden

3) Valg av dirigent(er), sekretær(er), samt 2 representanter til å underskrive protokollen

4) Behandling av klubbens årsmelding, herunder meldinger fra utvalg

5) Behandling av klubbens regnskap etter revisjon

6) Behandling av innkomne forslag og saker

7) Fastsetting av medlemskontingent for 2015

8) Vedta klubbens budsjett for 2015

9) Behandling klubbens organisasjonsplan

10) Valg:

a) Leder og nestleder

b) 5 styremedlemmer og minst 1 varamedlem

c) Øvrige valg i henhold til organisasjonsplan

d) 2 revisorer samt vararevisor

e) Representanter til ting og møter i de organisasjoner

klubben er tilsluttet

f) Valgkomité med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem

for neste årsmøte

1. Det møtte 20 stemmeberettigede medlemmer.

2. Innkalling, saksliste og forretningsorden ble godkjent.

3. Arild Øynes ble valgt til dirigent og Lars Gunnar Lingås ble valgt til sekretær. Gunnar Strømmen og Mona Sundet ble valgt til å underskrive protokollen.

4. Klubbens årsberetning for 2014 ble gjennomgått. Årsrapport fra turneringsutvalget, årsrapport fra Hallstyret, årsrapport fra utvalg for hall/bane-prosjekt ble gjennomgått og orientering om Kiosk- og arrangementsutvalget ble gjennomgått. Årsberetning for 2014 og rapportene fra nevnte utvalg ble godkjent.

5. Foreningens regnskap ble fremlagt. Regnskapet for 2014 ble godkjent. Revisjonsberetningen konkluderte med at regnskapet var i orden, og kasserer fikk ros for god økonomisk styring

6. Innkomne forslag

Forslag fra styret om Rullerende valgordning ved valg av styremedlemmer:

«Styrets medlemmer velges fra og med 2016 for 2 – to – år, slik at 3-4 av vervene er på valg annet hvert år.

For 2015 velges inntil halve styret for 2 år i denne rekkefølge:

Nestleder, kasserer og ett styremedlem velges for 2 år (2015-16):.

Leder, sekretær, to styremedlemmer og to varamedlemmer velges for 1 år (2015). I 2016 velges også disse vervene for 2 år»

Forslaget ble enstemmig vedtatt

Forslag fra hallkomiteen

«Hallkomiteen nedlegges. Arbeidet legges på is i 2015. Styret gjenoppnevner hallkomite, dersom det blir behov for det».

Forslaget ble enstemmig vedtatt

Forslag fra styret om Reglement for utleie av Peter Pan-hallen:

«I forståelse med eier har HPK anledning til å leie ut Peter Pan-hallen til formål som knytter seg til petanque.

All utleie administreres av leder av hallstyret, som velges av HPKs årsmøte. Alle som leier, skal navngi en ansvarlig person for leieforholdet.

Prioritet ved bruk av hallen

1. HPK og HPKs medlemmer har første prioritet ved bruk av hallen. HPKs styret, i samarbeid med klubbens turneringsutvalg, fastsetter i september hvert år HPKs egne innendørs turneringer (medlemsturneringer og nasjonale turneringer i regi av HPK). Disse får prioritet foran andre

2. Medlemmer som har betalt årsavgift kan fritt bruke hallen når som helst når den ikke allerede er booket

3. Andre interesserte (andre klubber, forbundet og andre klubbers medlemmer) bes sende sine ønskede bookinger for året i løpet av september. Disse ønskene besvares så snart som mulig

4. Andre interesserte kan booke seinere dersom det er ledig

Priser

1. Utleie til andre enn HPK og HPKs medlemmer som har betalt årsavgift koster 600 kroner pr gang uansett antall spillere.

2. Leieprisen faktureres av kasserer med 2 ukers betalingsfrist

3. Avbooking må skje senest 1 uke i forveien for å slippe betaling

Annet

1. Hallstyret sørger for at hallen er i brukbar stand når den skal brukes eller utleies. Dette inkluderer at det er tilgjengelige kioskvarer for kjøp av brukere/leietagere

2. Brukere/leietakere v/navngitt ansvarlig skal sørge for betaling av kioskvarer, enten ved å legge igjen penger i betalingsboksen eller ved merket innbetaling til HPKs konto 1594 46 03856 (foretrekkes ved større beløp)

3. Hallen og toalettet skal forlates i ryddig tilstand»

Forslaget ble enstemmig vedtatt

7. Fastsetting av medlemskontingent for 2015

Styret foreslo at medlemskontingenten for 2015 økes til 200 kroner pr medlem.

Ingri Lie foreslo at nåværende kontingent på 150 kroner blir uendret

Ved alternativ votering ble Ingri Lies forslag vedtatt med 11 mot 9 stemmer

Jan Åge Paulsen foreslo at studenter og skoleelever skal betale halv kontingent (75 kroner)

Forslaget ble enstemmig vedtatt

8. Styrets forslag til budsjett for 2015 ble gjennomgått og justert som følge av vedtaket i sak 7.

Budsjettet ble enstemmig vedtatt med anslåtte inntekter på 164.500 kroner og anslåtte utgifter på 170.500 kroner

9. Styrets forslag til organisasjonsplan for 2015 ble lagt fram

«Hallstyre: Det velges 3 medlemmer som har ansvaret for drift og vedlikehold av hallen.

Turneringsutvalg: Det velges 4 personer som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av alle klubbens turneringer. Banemesteren er selvskreven medlem av utvalget.

Kiosk- og arrangementsutvalg: Det velges inntil 5 medlemmer som i samarbeid med styret har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av kioskdrift under alle klubbens turneringer. Utvalget har ansvaret for forberedelser og avvikling av julebord og andre medlemsarrangementer. Utvalget vil også ha ansvar for kioskvognen, inkl. transport av denne til og fra Gausen.

Hall og Bane Prosjekt-utvalget. Dette utvalget oppnevnes av styret dersom utviklingen tilsier behov for et slikt utvalg i 2015.

Organisasjonsplan for 2015 ble enstemmig vedtatt

10. Valg

Følgende valg ble foretatt, alle ved akklamasjon:

Styret

Leder Lars Gunnar Lingås 1 år

Nestleder Thor Stang 2 år

Kasserer Peter Hæring 2 år

Styremedlem Kjell Rune Karlsen 1 år

Styremedlem Hilde Thorsen 2 år

Styremedlem Glen Gurrich 2 år

Styremedlem Ingri Lie 1 år

Varamedlem Sissel Skjørberg Nilsen 1 år

Turneringsutvalg

Leder Johnny Skjørberg

Medlemmer Peter Häring

Bjørn Arne Nordhagen

Daniel Hushovd

Vara Jan Øyvind Lønn

Hallkomite

Leder Ståle Baksetersveen

Medlemmer Kjell Rune Karlsen

Harald Tronrud

Kiosk-komite

Leder Sissel Skjørberg Nilsen

Medlemmer Hilde Thorsen

Randi Jørgensen

Gunnar Strømmen

Revisorer

Hans Erik Dahl

Jan Egil Sirèn

Hans Erik Rønneid Hansen (vara)

Valg av representanter til ting og møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet

Årsmøte delegerte til styret å oppnevne disse

Valgkomite Aina Johansen

Manni Norli

Johnny Skjørberg

Reidun Thorsen (vara)

Leder takket avtroppende styremedlem Johnny Skjørberg for innsatsen, og årsmøtet for 2014 ble avsluttet.

Holmestrand 10. februar 2015

Protokollfører:

Lars Gunnar Lingås

Undertegnere av protokollen:

Gunnar Strømmen Mona Sundet

Referat fra styremøte 9.2.2015

Referat fra styremøte torsdag 9. februar 2015

Møte ble avholdt i Peter Pan-hallen i forlengelse av årsmøtet

Til stede: Lars Gunnar, Peter, Glenn, Kjell, Ingri, Hilde, Sissel.

Thor hadde avbud på grunn av sykdom.

Sak 01/2015

Representasjon på Tinget for Fleridrettsforbundet

Vedtak: Lars Gunnar Lingås representerer HPK på Tinget 21. mars

Sak 02/2015

Søknad om reisestøtte til V65 Vestby mandag 16.2.15 fra 4 medlemmer

Leder foreslo å gi slik støtte. Det ble reist motforslag om å avslå søknaden fordi vi ikke har retningslinjer for bruk av reisestøtte, og fordi det ikke bør ytes til småutgifter ved deltakelse i lokale arrangementer. Ved avstemning fikk sistnevnte forslag 5 stemmer mot 2.

Vedtak: Søknaden innvilges ikke fordi tilskudd ikke ytes til småutgifter ved deltakelse i lokale arrangementer

Styret tar opp sak om retningslinjer for reisetilskudd på neste møte

Sak 03/2015

Neste møte

Vedtak: Neste ordinære styremøte for det nyvalgte styret innkalles i begynnelsen av mars

Referat fra styremøte 8.1.2015

Møte ble avholdt hjemme hos Thor Stang i Ekebergveien 76.

Til stede: Lars Gunnar, Thor, Peter, Glenn, Kjell, Hilde, Sissel.

Johnny hadde avbud på grunn av sykdom.

Referent: Lars Gunnar

Alle vedtak var enstemmige

1. Referat fra møte 17.9.14 ble godkjent

2. Orienteringssaker:

LG orienterte om ledersamlingen i forbundet (vinterserien, vinterens turneringer, utesesongen 2015, NM 2015). Se også punkt 5 e.
Diverse sportslige resultater ble referert. Styret er fornøyd med erfaringene med å dele de ukentlige turneringene på tirsdager og onsdager

3. Saker vedrørende Peter Pan- hallen

a Det utarbeides utleieregler for fremleie fra høsten 2015. LG lager endelig

reglement etter at medlemmene har uttalt seg om følgende prinsipper som styret

kom fram til:

i. Vi fastsetter i september HPKs egne turneringer som får prioritet foran andre

ii. Medlemmer som betaler årsavgift kan fritt bruke hallen når den ikke er booket

iii. Andre interesserte bes gjøre sine bookinger for året i løpet av september

iv. Andre kan booke seinere dersom det er ledig

v. Utleie til andre enn HPK koster 600 kroner pr gang uansett antall spillere

vi. Leieprisen faktureres av kasserer

vii. Avbooking må skje senest 1 uke i forveien for å slippe betaling

viii. Hallen skal forlates i ryddig tilstand

b Det lages snarest en dugnad for rydding og vasking av hallen

c Nytt og større kjøleskap kjøpes inn snarest av Johnny

d Styret bevilger inntil 5000 kroner til fornyelse av hallen (snekring, maling,

ommøblering, kommode og hyller). Medlemmer som er pensjonister med

håndverkerkompetanse utfordres til å bidra eller gi råd og veiledning i utførelsen.

e LG tar opp med utleier (Svele) spørsmålet om oppussing av WC. Thor stiller opp med

malingsarbeid om nødvendig.

4. Økonomi

Peter orienterte om status ved årsskiftet, der vi har drøye 68 000 kroner i beholdning. Regnskap utarbeides og sendes revisorene så snart det er klart. Peter sjekker med tidligere kasserer rutinen for å søke MOMS-fritak. Vi har fått drøye 16000 i inntekt fra Grasrotandelen i Norsk Tipping
Styret vil foreslå for årsmøtet å øke kontingenten til 200 kroner for 2015
Peter og LG lager utkast til budsjett for 2015 på grunnlag av erfaringene med inntekter og utgifter i 2014

5. Årsmøte 2015

Styret vedtok å innkalle til årsmøte mandag 9.2.2015 kl 19 i Peter Pan-hallen. LG mailer dette 8.1.2015 slik at vi holder fristen i vedtektene for kunngjøring. Frist for å fremme forslag: 23.1.
Saksliste og sakspapirer sendes 14 dager før, dvs. 26. 1.2015
Styrets innstillinger på eventuelle innsendte forslag foreligger til årsmøtet
LG la fram 1. utkast til styrets Årsberetning som ble bifalt. Thor kontakter hallstyret, turneringsutvalget (inkludert kioskdriften) for årsrapporter.
LG har drøftet med forbundsledelsen spørsmålet om å få til en rullerende valgordning. Det er ingenting i standardvedtektene som vi bruker, som hindrer dette. Styret vil derfor foreslå til årsmøtet at følgende velges for 2 år (2015-16): nestleder, kasserer og ett styremedlem. Følgende velges for 1 år (2015): leder, sekretær, to styremedlemmer og to varamedlemmer. Fra 2016 velges de sistnevnte for 2 år. Dermed blir 3-4 av vervene på valg annet hvert år.
Vi satser på at årsmøtet denne gang klarer å oppfylle kvinneandelen i styret, slik at vi slipper dispensasjon.
Vi meddeler valgkomiteen at alle styremedlemmer som var til stede, er villige til å ta gjenvalg (!)

6. Eventuelt

Klubbantrekk/klær. På tips fra Mona sjekker vi priser for å få kjøpt klubbantrekk i svart påtrykt logo på Univern. Det er behov for antrekk til både nye og gamle medlemmer. Vi innhenter priser på: T-skjorter, flisjakker, ytterjakker, regnjakker, vester, treningsbukser. Glen sjekker dette og melder tilbake til styret.
Forsikring. Vi har ulykkesforsikring via If som dekker ulykker ved klubbens sportslige aktiviteter
Lisens 2015. Peter sender ut invitasjon til innbetaling av lisensavgift (300 kroner) i god tid før fristen for felles betaling, som igjen er før sesongstart.
Medlemskontingent 2015. Når årsmøtet har vedtatt kontingentens størrelse, sendes kontingentkravet ut så snart som mulig. Medlemmer som ikke har betalt kontingent på 2 år, strykes etter en siste sjanse til å betale.
Julebord. Den nokså lille (men hyggelige!) oppslutningen i 2014 tilsier at vi sjekker ut andre konsepter for julebord 2015 (sted, tidspunkt, gå ut på restaurant? osv). Thor påtar seg å lede en egen festkomite for julebordet 2015.
Styret takket møtets vertskap for utsøkt servering av østeriksk gulasjsuppe.

Referat Styremøte og Medlemsmøte 13.10.2015

Godkjenning av tidligere referater. Godkjent.
Diverse referatsaker. (Evt sa er som ikke er fulgt opp) Lars G undersøker dette med styremedlemmer på valg.
Status økonomi. Økonomien i klubben er bra.
Oppsummering av utesesongen. Utesesongen har vært meget bra. Kansje begynne ute et par uker før,hvis været tillater det.
Plan for innesesongen.
A) Tidspunkt for oppstart. Tirsdag 7-10 starter vi inne. 15 tellende resultater i vintercupen.
B) Spilleprinsipper. Medlemsmøte bestemte at det spilles en vintercup, der du selv velger om du vil spille Tirsdager eller Onsdager. Velger du å spille Tirsdag, gjelder dette resultatet i cupen. Spiller du Onsdag, gjelder det i cupen. Du kan spille begge dager for treningens skyld.
C) Priser for deltakelse. Samme som tidligere.
D) Servering/kiosktjenester. Samme som tdligere, men det vil bli satt opp vaktliste blant medlemmene etter hvert.
Vinterserien. HPK melder på 2 lag til årets vinterserie.
Vaktene på kjærsenteret. (Hva gikk galt?) Mailproblemer av vaktliste. Sjerpes neste år.
Innkjøp av eget kjøleskap til kioskvognen. Ble enige om at det er viktigere med et større til hallen, med en større frysedel. Ser ann og sjekker priser.
Julebord. Tid, sted og mat. Julebordet blir 28-11 og mat fra Meny Revetal. Sted kommer vi tilbake til, men mest sannsynelig i hallen. Påmeldingsliste legges i hallen.
Gravering av pokaler. Hilde har tatt med disse.
Eventuelt. Peter innhenter priser på internettilgang i hallen. Kongepokalvinnere til fotograf. Det blir nasjonale turneringer i hallen.

Sekreteren.

Referat fra styremøte onsdag 7. mai kl 18:00

Til stede: Lars Gunnar, Thor, Peter, Johnny, Glenn, Hilde, Kjell Rune.

Forfall: Sissel. Referent: Lars Gunnar

1. Referat fra styremøtet 9. april ble godkjent og er sendt medlemmene

2. Orienteringssaker:

a. Avtalen med Statped er i orden hele 2014-sesongen og dugnaden er gjennomført

b. Aktivitetsplan sommeren 2014 v/ turneringsutvalget ble godkjent (se vedlagte oversikt)

c. Oversikt over ansvarlige for mandagstilstelningen på Kjærsenteret er utarbeidet. Det er fortsatt 4 ubesatte «vakter». Styret tar disse hvis vi ikke lykkes med å få med flere.

d. Nøkkel-liste henges opp på «vogna» for videre utfylling. Peter, Glenn og Daniel får slipt nøkler til vogna.

e. Det skaffes et kjøleskap til som plasseres permanent i «vogna». Glenn, Hilde og Johnny tar ansvar for at «vogna» blir satt i stand mandag 12.5 kl. 17.30.

3. Økonomisk oversikt

a. Bankavtalen er nå på plass med partneravtale som gir billigere banktjenester. Peter og Lars Gunnar har disposisjonsrett.

b. Økonomistatus ble tatt til etterretning. Vi har ca 53 000 kr på bok og vi har så langt ingen budsjettavvik.

c. Kontingentkrav 2014 er sendt ut med betalingsfrist 25. mai.

4. HPKs hjemmeside

a. Vi har en god hjemmeside, men vi satser på at Helge Skjørberg og Jan Åge Paulsen kan bidra i arbeidet. Lars Gunnar snakker med Roger Johansen som valgt redaktør om behov for avlastning. Det bør være mer enn 1 som har tilgang til oppdateringer. Thor innkaller til møte med disse.

5. Treningsdager. Det er uformelle treningsøkter torsdager (og noen søndager) kl. 18. Vi legger opp til 1/2 timers treningsøkter ut fra ønsker og behov med noe veiledning fra rutinerte spillere. Vika PK har dessuten spill på torsdager.

6. Ansvarsoversikt for kommende arrangementer

a. Både Holmestrand Open 24.5 og EM-kvalifiseringen for veteraner 30.-31.5 er stort sett på plass når det gjelder ansvar for ulike deler. Johnny spør Jan Øivind Lønn om å være turneringssekretariat 24.5. Turneringsutvalget har hovedansvar for begge arrangementene.

7. Eventuelt

a. Søknad om støtte fra tre spillere (Jan Åge Paulsen, Daniel Hushovd og Harald Tronrud) for å få dekket påmeldingsavgift til kvalifiseringen til EM for veteraner, ble innvilget

b. Spilleklær er det trolig behov for å skaffe mer av til nye medlemmer særlig. Johnny tar opp bestillinger på de første tirsdagene og setter i verk bestillinger når vi vet mer om behovet.

c. Neste ordinære styremøte blir mandag 4. august hos Thor

d. Lars Gunnar tar opp påmeldingslister til NM med frist 1. august

e. Lars Gunnar tar opp påmelding til klubbmesterskapene etter hvert som de skrider fram.

Del denne siden